eFaktúra od roku 2027: čo musí firma urobiť a ako sa pripraviť

Od 1. januára 2027 sa na Slovensku výrazne zmení spôsob vystavovania, odosielania a prijímania faktúr.

Elektronická faktúra už nebude iba PDF dokument poslaný e-mailom. Pôjde o štruktúrovaný elektronický doklad, ktorý bude možné automaticky spracovať v účtovnom alebo ERP systéme.

Firmy preto čaká nielen legislatívna zmena, ale aj technická príprava. Dobrou správou je, že podnikatelia sa môžu na nový systém pripravovať a svoje riešenia testovať už počas roku 2026.

Čo je eFaktúra

eFaktúra je faktúra vytvorená v štandardizovanom elektronickom formáte, ktorý umožňuje automatizované spracovanie údajov.

Nejde teda iba o PDF súbor.

PDF faktúru dnes používateľ často otvorí, skontroluje a údaje manuálne prepíše alebo načíta pomocou OCR. Pri eFaktúre dostane účtovný alebo ERP systém údaje v štruktúrovanej forme.

Elektronická faktúra môže obsahovať napríklad:

• dodávateľa a odberateľa,
• číslo faktúry,
• dátumy,
• položky faktúry,
• množstvo a ceny,
• sadzby a sumy DPH,
• menu,
• platobné údaje,
• referencie na objednávku.

Slovenský systém elektronickej fakturácie využíva európsku infraštruktúru Peppol a štandardizované dátové formáty, ktoré umožňujú automatizovanú výmenu faktúr medzi firmami a informačnými systémami.

Koho sa eFaktúra týka

Od 1. januára 2027 musí byť na prijímanie eFaktúr pripravená každá tuzemská právnická osoba a každá zdaniteľná osoba, teda podnikateľ, bez ohľadu na to, či je platiteľom DPH.

Pri zákonom stanovených tuzemských transakciách začne od tohto dátumu fungovať aj povinné vystavovanie a elektronická výmena faktúr.

Čo musí firma urobiť

Prípravu na eFaktúru možno rozdeliť do piatich základných krokov:

1. Overiť pripravenosť ERP alebo účtovného systému
2. Vybrať digitálneho poštára
3. Pripraviť integráciu
4. Otestovať odosielanie a prijímanie faktúr
5. Nastaviť spracovanie, schvaľovanie a archiváciu

1. Vyberte si digitálneho poštára

Jedným z prvých krokov je výber tzv. digitálneho poštára, teda certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby.

Digitálny poštár zabezpečuje komunikáciu medzi vašou firmou a infraštruktúrou elektronickej fakturácie.

Zjednodušene môže proces vyzerať takto:

ERP → digitálny poštár → Peppol → digitálny poštár zákazníka → ERP zákazníka

Pri výbere digitálneho poštára by firma nemala sledovať iba cenu. Dôležité je preveriť najmä:

• možnosti integrácie s ERP alebo účtovným systémom,
• počet vystavených a prijatých faktúr,
• archiváciu dokumentov,
• prístup externého účtovníka,
• spôsob riešenia chybových stavov,
• technickú podporu a SLA.

2. Rozhodnite sa, ako budete eFaktúry spracovávať

V zásade existujú dve hlavné možnosti.

Možnosť A – používanie aplikácie digitálneho poštára

Menšia firma môže pracovať priamo v aplikácii poskytovateľa.

Typický proces môže vyzerať takto:

účtovník vytvorí faktúru → nahrá ju alebo vytvorí v systéme poštára → poštár ju odošle

Pri prijatej faktúre:

digitálny poštár → používateľ otvorí faktúru → údaje následne spracuje v účtovníctve

Výhodou je jednoduchšia implementácia. Nevýhodou je väčší podiel manuálnej práce.

Možnosť B – priame prepojenie ERP s digitálnym poštárom

Pre firmy s väčším množstvom faktúr je vhodnejšia automatická integrácia.

Používateľ vystaví faktúru v ERP tak ako dnes a ďalšia komunikácia prebieha automaticky na pozadí.

Systém môže automaticky:

• načítať faktúru,
• skontrolovať povinné údaje,
• vytvoriť požadovaný elektronický formát,
• odoslať dokument digitálnemu poštárovi,
• sledovať stav spracovania,
• uložiť výsledok späť do ERP.

3. Pripravte ERP alebo účtovný systém

Pri väčších firmách je toto často najdôležitejší krok.

Firma by mala so svojím dodávateľom ERP preveriť najmä:

• či ERP podporuje slovenskú eFaktúru,
• či umožňuje export predajných faktúr,
• či umožňuje import prijatých faktúr,
• či má API alebo iné integračné rozhranie,
• či obsahuje všetky požadované údaje,
• ako sa budú evidovať stavy odoslaných faktúr,
• ako sa budú riešiť chyby a odmietnuté doklady.

Pri systémoch ako Microsoft Dynamics 365 Business Central, Dynamics NAV, IFS Cloud, SAP alebo iných ERP systémoch je možné riešenie často postaviť ako samostatnú integračnú vrstvu bez zásadnej zmeny práce používateľov.

4. Nezabudnite na prijaté faktúry

Firmy sa často sústreďujú najmä na odosielanie faktúr.

Prijaté eFaktúry však prinášajú ešte väčší priestor na automatizáciu.

Dnešný proces často vyzerá takto:

e-mail → PDF → OCR → ručné zadanie → kontrola

Po zavedení eFaktúry môže vyzerať napríklad takto:

eFaktúra → ERP → automatická kontrola → schválenie → zaúčtovanie

Keďže údaje prichádzajú v štruktúrovanej forme, systém môže automaticky rozpoznať:

• dodávateľa,
• číslo faktúry,
• sumu,
• DPH,
• splatnosť,
• objednávku,
• jednotlivé položky.

5. Splniť povinnosť alebo automatizovať celý proces?

Firma môže zvoliť jednoduché riešenie, ktorého cieľom je iba zabezpečiť odoslanie a prijatie eFaktúry.

Zavedenie eFaktúry však môže byť zároveň príležitosťou na automatizáciu celého procesu.

Napríklad:

eFaktúra

↓

kontrola údajov

↓

párovanie s objednávkou

↓

kontrola príjemky

↓

schvaľovací workflow

↓

vytvorenie dokladu v ERP

↓

zaúčtovanie a archivácia

Pri stovkách alebo tisícoch faktúr mesačne môže byť práve toto najväčším prínosom celej zmeny.

Kto môže vybrať digitálneho poštára

Digitálneho poštára nemusí vyberať výlučne konateľ spoločnosti.

Vybrať ho môže aj osoba, ktorá je oprávnená konať za daný subjekt voči Finančnej správe podľa rozsahu udelených oprávnení.

Môže ísť napríklad o:

• povereného zamestnanca,
• účtovníka,
• externú účtovnú spoločnosť.

Môžete digitálneho poštára neskôr zmeniť?

Áno.

Výber poskytovateľa nemusí byť rozhodnutím na celé obdobie fungovania elektronickej fakturácie.

Pri zmene však môže byť potrebné upraviť aj technické prepojenie s ERP systémom, preto je vhodné už pri prvotnom výbere preveriť integračné možnosti.

Čo ak váš zákazník používa iného digitálneho poštára?

To by pre firmu nemalo predstavovať problém.

Peppol je navrhnutý tak, aby umožňoval interoperabilitu medzi jednotlivými poskytovateľmi.

Vaša firma teda môže používať jedného digitálneho poštára a váš zákazník úplne iného.

Firma nemusí vytvárať samostatnú integráciu pre každého zákazníka. O smerovanie dokumentu správnemu príjemcovi sa stará infraštruktúra elektronickej fakturácie.

Čo by mala firma urobiť už teraz

1. Overiť možnosti ERP systému

Kontaktujte dodávateľa ERP a zistite, aké možnosti elektronickej fakturácie a integrácie váš systém podporuje.

2. Vybrať digitálneho poštára

Porovnajte dostupných certifikovaných poskytovateľov nielen podľa ceny, ale aj podľa integračných možností.

3. Určiť požadovanú úroveň automatizácie

Firma s desiatimi faktúrami mesačne potrebuje iné riešenie ako výrobná spoločnosť spracúvajúca tisíce dokladov.

4. Pripraviť integráciu

ERP systém a digitálny poštár musia vedieť spoľahlivo komunikovať a prenášať všetky potrebné údaje.

5. Testovať ešte pred rokom 2027

Integráciu je vhodné otestovať s dostatočným predstihom, aby mala firma čas vyriešiť prípadné problémy s údajmi, ERP systémom alebo integračným rozhraním.

Ako môže vyzerať výsledný proces

Odoslaná faktúra

ERP → kontrola → eFaktúra → digitálny poštár → Peppol → zákazník

Prijatá faktúra

dodávateľ → Peppol → digitálny poštár → eFaktúra → ERP → schválenie → zaúčtovanie

Pri správne navrhnutej integrácii môže používateľ pracovať prakticky rovnako ako dnes.

eFaktúra nie je iba legislatívna povinnosť

Pre firmy s väčším množstvom dokladov môže byť zavedenie eFaktúry príležitosťou na automatizáciu procesov, ktoré sú dnes založené na PDF dokumentoch, e-mailoch, OCR a manuálnej kontrole.

Najväčší prínos môže priniesť najmä:

• automatický import prijatých faktúr,
• eliminácia manuálneho prepisovania,
• kontrola duplicít,
• párovanie faktúr s objednávkami,
• automatické schvaľovanie,
• sledovanie stavov dokumentov,
• prepojenie s ERP,
• elektronická archivácia.

Ako vám môže pomôcť 4B Software

4B Software pripravuje integrácie slovenskej eFaktúry s existujúcimi ERP systémami.

Riešenie môže zabezpečiť:

ERP ↔ 4B eInvoice Connector ↔ digitálny poštár ↔ Peppol

Cieľom je, aby používatelia mohli naďalej pracovať vo svojom ERP systéme a technická komunikácia s eFaktúrou prebiehala automaticky na pozadí.

Integráciu je možné prispôsobiť konkrétnemu ERP systému a existujúcim procesom zákazníka.

Používate Microsoft Dynamics 365 Business Central, Dynamics NAV, IFS Cloud, SAP alebo iný ERP systém?

Radi s vami prejdeme vaše súčasné riešenie a navrhneme, čo bude potrebné pripraviť pred 1. januárom 2027.

Pozrite si naše riešenie eFaktúra Slovensko.